Tietosuojaseloste

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 30 artiklan mukainen seloste käsittelytoimista


1. Rekisterinpitäjä:

Finnfoam Oy
Satamakatu 5, 24100 Salo
Y-tunnus: 3156678-7


2. Rekisterinpitäjän edustaja rekisteriä koskevissa asioissa:

Mikko Aaltonen, lakiasiainjohtaja
Finnfoam Oy
Satamakatu 5, 24100 Salo
mikko.aaltonen@finnfoam.fi


3. Rekisterin nimi:

Finnfoam Oy:n asiakas-, prospekti- ja markkinointirekisteri


4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Henkilötietojen käsittelyn perusteena yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Henkilötietoja käytetään Finnfoam Oy:n

  • Olemassa olevien sekä potentiaalisten asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen
  • Viestinnän ja markkinoinnin kohdentamiseen
  • Palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen
  • Palveluista ja tapahtumista tiedottamiseen ja markkinointiin
  • Koulutusten ja kurssien hallinnoimiseksi
  • Liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen
  • Markkinatutkimuksiin sekä asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyystietojen keräämiseen ja raportointiin


5. Rekisterin tietosisältö:

Käsittelemme rekisterin yhteydessä seuraavia rekisteröidyn antamia tietoja:

  • Nimitiedot
  • Osoitetiedot
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Organisaatio
  • Asema organisaatiossa
  • Toimiala

Lisäksi rekisteri voi sisältää muita rekisteröityyn ja tämän mahdolliseen asiakassuhteeseen liittyviä muistiinpanoja ja muita asiakassuhteen hoitamisen edellyttämiä tietoja, kuten esimerkiksi tiedot suoramarkkinointiluvat/-kiellosta, menneistä tai tulevista tapahtumaosallistumisista, ruoka-aineallergioista (koulutustilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä rekisteröidyn vapaaehtoisesti antama tieto) tai tiedot rekisteröidyn tilauksista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta. Lisäksi rekisteri voi sisältää evästeiden avulla kerättyä tietoa rekisteröidyn käynneistä ja toimista rekisterinpitäjän verkkosivustolla.


6. Säännönmukaiset tietolähteet:

Saamme tietoja ensisijaisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään tai rekisterinpitäjän verkkosivujen evästeiden avulla. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen rekisterinpitäjän ja sen tytäryhtiöiden palveluntuottajille sekä rekisterinpitäjän tytäryhtiöille. Mainituilla henkilötietojen käsittelijöillä ei ole oikeutta käsitellä henkilötietoja muutoin kuin rekisterinpitäjän lukuun.


8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Finnfoam Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi IT-palveluita. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet:

Tietojärjestelmillä tallennettavat ja käsiteltävät tiedot ovat rajattujen ja nimettyjen henkilöiden käytettävissä. Käyttö edellyttää kirjautumista tietojärjestelmään omalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietojärjestelmät ovat suojattuja asianmukaisilla virustorjuntaohjelmilla ja palomuureilla.

Manuaaliset henkilötietoja sisältävät asiakirjat suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään.

10. Tietojen säilytys

Säilytämme henkilötietoja niin kuin asiakassuhde on voimassa tai niin kauan kuin laki vaatii.

Markkinointiluvan antaneiden henkilötietoja säilytetään markkinointirekisterissä niin kauan kunnes rekisteröity kieltää markkinoinnin. Tällöin rekisterissä säilytetään kuitenkin kyseisen henkilön perustiedot ja markkinoinnin kieltoa koskeva tieto.

Koulutuksiin osallistuneiden arkaluontoiset henkilötiedot (ruoka-aineallergiat) poistetaan koulutukseen osallistumisen jälkeen.

Vierailijoiden tietoja säilytetään niin kauan kuin turvallisuuden varmistamiseksi on tarpeen. Kuitenkin korkeintaan yksi kuukausi. Tämän jälkeen tiedot hävitetään asianmukaisesti.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.


11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käyttämistä sähköiseen suoramarkkinointiin hyödyntämällä uutiskirjeessä tai muussa sähköisessä viestissä olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai kieltolinkkiä tai ottamalla kirjallisesti yhteyttä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän edustajaan.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin sekä tarvittaessa vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä oleva itseään koskeva tieto. Rekisteröity on itse vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli rekisteröidyn antamiin tietoihin tulee muutoksia. Rekisterinpitäjä voi korjata virheellisen tiedon myös oma-aloitteisesti saatuaan virheellisestä tiedosta tiedon.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle sekä lisäksi pyytää tietojesi poistamista tai tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Kaikki rekisteröidyn pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle.

12. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyviin selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla verkkosivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti verkkosivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.

Päivitetty: 2.6.2022